Lawinen in den Bergen erlebte ich bisher zum Glück nur mit etwas Distanz. Vertrauter sind mir dafür die Massen an Arbeit, die einen plötzlich und unerwartet überrollen im Projektmanagement. Der richtige Umgang mit kritischen Workloads bedingt, sie zu verstehen und zu antizipieren. Dafür bediene ich mich für einmal an den vier Hauptproblemen der Lawinentheorie.
Das Neuschneeproblem
Es schneit viel. Es ist stürmisch und kalt. Die kritische Neuschneemenge ist erreicht. Oder anders gesagt: Der Posteingang hat sich schlagartig über Nacht gefüllt mit neuen Anfragen. Enge Timings machen das Ganze zusätzlich turbulent – und risikoreich. Wie die Lawinengefahr verbessert sich bei diesem Workload nach ein paar Tagen die Lage. Die neuen Projekte sind aufgegleist, das Team ist gebrieft und zusammen ziehen wir kreative Schwünge ins jungfräuliche Weiss.
Das Triebschneeproblem
Ein Klassiker: Schnee wird vom Wind verfrachtet und auf der windabgewandten Bergseite abgelagert. Im Agenturleben bedeutet das Krankheitsausfälle, Ferienabwesenheiten und die Neuverteilung laufender Projekte. Der Arbeitszuwachs kann da gut und gerne auf 200% ansteigen. Doch auch diese Situation pendelt sich in ein paar Tagen wieder ein – spätestens mit der Rückkehr der Teamkolleg*innen.
Das Altschneeproblem
Im obersten Meter der bestehenden Schneedecke befinden sich Schwachschichten. Das sind alte Schneeschichten, die instabil sind und kollabieren können. Solche Gefahrenstellen finden wir in unpopulären aber wichtigen Aufgaben sowie Entscheidungen, die wir vor uns herschieben. Ganz im Sinne der Prokrastination und «ich mach das, wenn es wieder ruhiger ist». Diese Pendenzen werden von neuen Aufgaben überdeckt und zum Teil vergessen. Das Problem: Irgendwann sind sie alle zeitkritisch oder die Ruhephase kommt (zu) spät. Diese Situation kann sich über Wochen unbemerkt hinziehen und überraschend grosse Arbeitslawinen zur Folge haben.
Das Nassschneeproblem
Das letzte Lawinenproblem entsteht durch Wasser, das die Schneedecke schwächt. Gerade im Frühling mit der tageszeitlichen Erwärmung ist dies ein typisches Phänomen. Auch wir kennen das: Der Tag ist lang, die Konzentration sinkt und es schleichen sich Fehler ein. Oder unverhoffter Zusatzaufwand unterbricht den Arbeitsfluss. Alles dauert länger als geplant. Hier hilft eine Abkühlung, eine Pause oder das Überschlafen. Mit frischem Kopf am nächsten Tag geht alles wieder besser von der Hand.
Kritische Workloads können wie Lawinen nicht immer verhindert werden. Und nicht selten – das gilt sowohl für Schneehänge wie Projekte – treffen wir zwei der genannten Probleme in Kombination an, was die Situation zusätzlich erschwert. Doch eine umsichtige Planung und frühzeitige, entgegenwirkende Handlungen minimieren das Risiko, überrollt zu werden. Beispielsweise durch offene Kommunikation gegenüber allen Stakeholdern. Durch transparentes Erwartungsmanagement bei der Kundschaft. Mit realistischen Zielsetzungen und dem passenden Umgang mit Ressourcen. Und nicht zuletzt anhand von klaren, nachvollziehbaren Entscheidungen sowie einer entlastenden Taktik wenns schiefläuft.